Feb 24, 2021

Håll koll på dokumentationen


Det blir lätt många papper och dokument att hålla reda på i en bostadsrättsförening.

Gamla medlems- och lägenhetsförteckningar och styrelse- och stämmoprotokoll fyller lätt upp arkivskåpet med åren. Men vilka handlingar är okej att gallra ut och vilka är särskilt viktiga att spara? Och hur ska handlingarna förvaras?

Enligt lagen om ekonomiska föreningar och bokföringslagen ska en bostadsrättsförenings handlingar sparas lättåtkomligt i ett ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt. Detta innebär att föreningen måste säkerställa att det går att hitta i dokumentationen men också att dokumentationen förvaras säkert. Till exempel bör handlingarna förvaras i ett låst styrelserum och helst i ett brandklassat säkerhetsskåp med kod- eller nyckellås. Förvaringen måste vara utformad så att dokumentationen inte kan ändras av någon obehörig. Det är därför viktigt att det finns rutiner för nyckelhantering och byte av kod när styrelsemedlemmar lämnar styrelsen.

Det är också viktigt att inte samla in och förvara personuppgifter i onödan eller längre tid än vad som är nödvändigt. Dataskyddsförordningen, GDPR, ställer krav på att personuppgifter som inte längre behövs ska gallras ut. Gallring ska ske genom förstöring eller avidentifiering. Med avidentifiering avses att det inte längre finns möjlighet att återidentifiera personuppgifterna. Avidentifiering kan ske genom till exempel maskning. Du kan läsa mer om hur bostadsrättsföreningar bör arbeta med GDPR här och här.

Olika handlingar ska sparas olika länge. Enligt bostadsrättslagen måste bostadsrättsföreningar föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar, en medlemsförteckning, samt förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt, en lägenhetsförteckning. Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska medlemsförteckningen bevaras så länge föreningen består och under minst sju år efter föreningens upplösning. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Det är viktigt att medlems- och lägenhetsförteckningen hålls uppdaterad och aktuell. Detta innebär till exempel att medlemmar som säljer sin lägenhet ska tas bort från registrerarna.

Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska föreningen föra styrelse- och stämmoprotokoll. Lagen anger inte hur länge protokollen ska sparas, men eftersom protokollen är ett bevis på de beslut som styrelsen och stämman har fattat bör protokollen bevaras så länge föreningen består och under minst sju år efter föreningens upplösning.

När det gäller upplåtelseavtal och överlåtelseavtal ska de sparas i obruten kedja så länge föreningen består. Tio år efter att bostadsrättshavaren har avflyttat bör personuppgifterna i avtalen avidentifieras, till exempel genom maskning, i enlighet med bestämmelserna i GDPR.

Kreditprövningar i samband med medlemskapsprövning sparas olika tid beroende på om medlemskapet har godkänts eller ej. Kreditprövningar i samband med ett beviljat medlemskap gallras ut i samband med den dag då medlemskap beviljas. Kreditprövningar vid ett nekat medlemskap gallras ut tre månader från den dag den som ansökte om medlemskap fick del av beslutet och om den som ansökt om medlemskap inte hänskjutit tvisten till hyresnämnden. Om medlemskapsprövningen varit föremål för tvist, gallras kreditprövningen ut vid lagakraftvunnet beslut eller dom. Handlingarna ska gallras ut genom förstöring.

Ansökningar om andrahandsupplåtelser sparas olika tid beroende på om ansökningen har godkänts eller ej. En beviljad ansökan om andrahandsupplåtelse gallras ut i samband med avflyttning. En nekad ansökan gallras ut tre månader från den dag den som ansökte om andrahandsupplåtelsen fick del av beslutet och om den som ansökt inte har hänskjutit tvisten till hyresnämnden. Om ansökan om andrahandsupplåtelse har varit föremål för tvist, gallras ansökan vid lagakraftvunnet beslut eller dom. Handlingarna kan gallras ut antingen genom förstöring eller avidentifiering.

Enligt bokföringslagen ska föreningens räkenskaper, det vill säga årsredovisning, balans- och resultaträkningar, sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter den tiden kan de gallras ut genom förstöring eller avidentifiering. Kvitton och fakturor ska sparas i tio år eftersom en eventuell fordran preskriberas tio år efter tillkomsten enligt preskriptionslagen. Vid en eventuell tvist kring kvitton och fakturor kan underlag sparas fram tills att tvisten är avslutad. Efter tio år kan kvitton och fakturor gallras ut genom avidentifiering.

Text/Källa: HSB Riksförbund





  • Jun 23, 2022

    Fastighetsägarna Service lanserar nya funktioner i sin boendeapp

    Nyheter Smidig tvättstugebokning, community för grannarna och digital boendepärm. Det är några av funktionerna som Fastighetsägarna Service nyligen lanserat i sin boendeapp, som ingår i den ekonomiska förvaltningen.
    16
  • Jun 22, 2022

    Bostadsrättsföreningens nyckeltal – hur kan föreningen tolka och agera?

    Nyheter En bostadsrättsförening lyder under samma ekonomiska lagar och regelverk som ett aktiebolag. Men det finns en hel del som skiljer när man tolkar en bostadsrättsförenings ekonomi via nyckeltal. Misstolkar man dem kan styrelsen dra felaktiga slutsatser och därmed lägga tid och energi som inte är relevant för föreningens bästa intresse.
    31
Loading...

MEST LÄSTA

SENASTE NYTT

  • Lagar & Regler

    Vad är egentligen en bostadsrättsförening?

    Många personer bor i en lägenhet i en bostadsrättsförening utan att reflektera över vad en bostadsrättsförening egentligen är. Som bostadsrättshavare är du medlem i din bostadsrättsförening och har därigenom en unik möjlighet att påverka ditt boende och tycka till om föreningens verksamhet.
    319
  • Lagar & Regler

    Reklamera fel i bostadsrätt. När, hur och varför?

    Vid köp av fastighet och bostadsrätt uppstår ibland situationer där köparen efter tillträde upplever att bostaden inte håller måttet. Att i efterhand känna sig besviken över något i det förvärvade objektet är emellertid inte liktydigt med att man har rätten på sin sida.
    531
  • Ordföranderollen

    Stream I det här avsnittet berättar Ove Schramm, Fastighetsjurist på Fastighetsägarna Service, och de formella kraven som finns på ordförande i en bostadsrättsförening. Han ger också sina rekommendationer hur en ordförande kan arbeta för att få till ett väl fungerande styrelsearbete. Intervjuar gör Johan Flodin, Brf-ansvarig på Fastighetsägarna Stockholm.
    1961

I FOKUS

Nyheter från
våra partners
  • Ekonomi

    Tips inför bostadsrättsföreningens stämma

    Solens strålar börjar värma och vi ser små snödroppar titta fram på vissa håll i landet. I många bostadsrättsföreningarna börjar det bli dags att planera inför den kommande ordinarie föreningsstämman. Här delar vi med oss av några tips inför stämman.
    249
  • Ekonomi

    Har du råd att bo kvar när räntorna stiger?

    I januari 2022 var den genomsnittliga rörliga räntan på nya avtal för bostadslån 1,43 procent. Men FEDs väntade besked om höjd ränta kan ses som en föraning om höjda räntor även i Sverige.
    253
  • Ekonomi

    Bostadsrättsföreningens rätt att ta ut avgift för andrahandsupplåtelser

    Styrelser i många bostadsrättsföreningar har koll på att det numera finns en möjlighet att ta ut en avgift av en bostadsrättshavare som vill upplåta sin lägenhet i andrahand. Det har dock märkts av en osäkerhet kring hanteringen av denna avgift. Nedan ska redas ut vad som egentligen gäller.
    4316
  • Historisk återblick på bomarknaden: Så har Sveriges bostadspriser utvecklats de senaste 20 åren

    Efter flera år med stigande bostadspriser har uppgångarna saktat in under det senaste halvåret, men hur har prisutvecklingen på bostäder egentligen sett ut på längre sikt? I hela landet har villapriserna stigit med 249 procent på 20 år medan bostadsrättspriserna ökat med 579 procent. Upplands-Bro är den kommun där bopriserna stigit mest med hisnande 2 474 procent på bostadsrätter. Villapriserna har ökat mest i Stockholms kommun med hela 464 procent. Det visar Svensk Fastighetsförmedlings nya kartläggning.
    5673
  • Produktnyheter

    Problem med störande fåglar?

    Indiventa har efter stor efterfrågan tagit fram ett nytt fäste till sin populära fågelskrämma Drake.
    2855